Mail Merge là chức năng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, chúng ta có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng câu chữ nhưng khác biệt ở một vài ba thông tin.Cụ thể, việc trộn thư vào Word được áp dụng vào việc tạo thư mời nhờ cất hộ đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận biến đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
*

Để bước đầu sử dụng Mail Merge, chúng ta cần sẵn sàng nội dung cơ bản và nguồn tài liệu (data source). Cầm thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả những ngôn từ tùy biến khác biệt giữa những bức thư sau thời điểm tạo ra một loạt từ Mail Merge. Những cụ thể tùy phát triển thành này hoàn toàn có thể là bọn họ tên, địa chỉ người nhận, thương hiệu doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình diễn trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 tốt văn bản bất kỳ có cấu tạo phân loại dữ liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, ví dụ điển hình tên và địa chỉ người nhờ cất hộ trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay như là một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bạn dạng thường đi cùng những vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi trình bày những đưa ra tiết chuyển đổi lấy từ mối cung cấp dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».Khi kết hợp nội dung cơ phiên bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge trong Word sẽ cung cấp bạn tạo thành hàng loạt tư liệu hoặc thư từ trả chỉnh, kiểu như nhau về nội dung cơ phiên bản nhưng khác hoàn toàn ở các cụ thể tùy trở nên trong nguồn dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần câu chữ cơ bạn dạng sẽ gồm những cụ thể nào cần thay đổi hay cá thể hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, thương hiệu công ty, add hoặc e-mail là những chi tiết thay đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đang biết được danh sách này có nhu cầu các dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Cách sử dụng mailing trong word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel nhằm thể hiện dữ liệu thật thiết yếu xác. Danh sách nguồn tài liệu được chia thành các cột khác nhau như bọn họ tên, địa chỉ, tên công ty… và mỗi hàng là một trong những người nhận thấy nhập khá đầy đủ các thông tin tương xứng theo cột. Chúng ta có thể nhập liệu trực tiếp trên tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đã tiện hơn tương đối nhiều trong thao tác (Tương tự như nhập liệu trực tiếp nhưng lựa chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, các bạn luôn có thể chọn Edit Recipient menu trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.

Xem thêm: The Man In The High Castle Season 3 Episode 1 Review, Phim Thế Giới Khác (Phần 3) Hd


*

Bạn cần xác định nội dung của doanh nghiệp là dạng thư tự (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong tị nạnh (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần nhập những trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Bí quyết nhập khá đơn giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm trường tại phần đa vị trí phù hợp. Ví dụ điển hình với nguồn tài liệu mẫu bên dưới và soạn ngôn từ cho phong tị nạnh (Envelopes), phần tin tức người nhận sẽ nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào trong 1 câu trong e-mail như: rất cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp đến xếp thời gian đến tham gia chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa vào nguồn tài liệu của mọi cá nhân (Recipient) để sửa chữa thay thế vào vị trí của những trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient sản phẩm công nghệ 5 đã hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã chuẩn bị xếp thời gian đến tham dự chương trình. Chúng ta cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký kết tự đầu để câu không gặp gỡ lỗi chính tả viết hoa chữ Chị trọng điểm câu hoặc định hình in đậm, in nghiêng mang lại tên người nhận.
Để áp dụng Mail Merge, chúng ta cũng có thể vào tab Mailings và làm việc với các tác dụng trên thanh chính sách này (Ribbon). Quanh đó ra, giả dụ quen sử dụng những phiên bản Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa dưới đây: